par wptest_8547 | Fév 27, 2019 | Bonne pratique
Pendant les vacances, l’entreprise doit pallier les absences de ses salariés et maintenir une certaine qualité de service. Au moment où tant de monde part en vacances, comment réussir à ne pas ralentir le rythme d’un service ou d’une entreprise ?
Question d’apparence simple pour tout DRH, mais qui peut pourtant s’avérer épineuse. Mais vous l’avez déjà certainement vécu !
Attribuer les congés aux salariés
L’employeur peut donner en priorité les congés aux salariés ayant des enfants scolarisés. Il peut également proposer aux salariés d’aligner leurs congés avec ceux de leur conjoint. Mais il peut laisser ses salariés s’organiser entre eux et imposer les congés s’il n’y a aucun accord entre les salariés.
Finalement, même si en général les salariés proposent leurs dates de congés à l’employeur, c’est à ce dernier que revient la décision finale d’accepter ou non les dates et la durée des congés. C’est d’ailleurs à l’employeur de gérer le planning des départs en congés.
S’il n’y a pas d’accord entre les salariés, il peut fixer l’ordre des départs selon :
– l’ancienneté des salariés
– d’éventuelles activités des salariés pour d’autres employeurs
– la situation familiale des salariés (congés du conjoint)
Opter pour le roulement des congés
Pendant cette période de vacances, l’idéal est que l’entreprise procède à un roulement : les salariés pourront prendre leurs congés successivement. Il faudra ainsi fixer l’ordre des départs en congés pour organiser l’activité en fonction des salariés présents. Ils doivent donc être prévenus à l’avance pour qu’ils puissent s’organiser également.
En cas de roulement pour les congés, l’entreprise doit donc organiser l’activité en interne. Les salariés devront donc prévenir leurs contacts professionnels de leur absence et leur date de retour de congés, via un mail automatique par exemple. D’autres salariés peuvent également prendre le relais en effectuant les tâches des salariés en congés.
Le plus important pour l’employeur reste donc d’anticiper le plus possible les départs en congés de ses salariés. Cette anticipation lui permettra d’organiser au mieux le temps de travail, que ce soit à travers une réorganisation interne ou bien en ayant recours aux contrats à durée déterminée ou aux intérimaires. Chaque entreprise agit comme elle le souhaite, tant qu’elle reste dans le cadre de la Loi.
D’autres options possibles
L’employeur peut donc mettre tous les salariés en congés en même temps, notamment si l’entreprise décide de fermer ses portes pendant la période estivale, notamment pour que l’effectif soit au complet au retour des vacances.
Dernière option possible : l’entreprise peut également recruter des contrats à durée déterminée (CDD) ou bien des intérimaires pour pallier l’absence de plusieurs salariés.
La clé : une bonne organisation
Organiser une réunion avec l’ensemble des salariés avant les départs en congés est donc nécessaire, non seulement pour faire un bilan sur les dossiers mais aussi pour annoncer les absences des collaborateurs et ainsi répartir au mieux les tâches de travail.
par wptest_8547 | Fév 24, 2019 | Management
Ne représentant aujourd’hui qu’une infime partie des démarches RH, la gestion de la note de frais est cependant un enjeu pour l’entreprise. La note de frais doit être gérée correctement par les entreprises mais que représente-t-elle ? Quels sont les enjeux d’une bonne gestion de ces notes de frais ? À quel défi l’entreprise sera-t-elle bientôt confrontée ?
Pour mémoire, les notes de frais représentent l’ensemble des frais qui sont engagés par le chef d’entreprise ou par le salarié dans le cadre professionnel, et qui doivent être justifiés. En général, elles sont établies à chaque fin de mois. Un système de remboursement des notes de frais doit donc être mise en place, quelque soit la taille de l’entreprise et le secteur d’activité. Le but de cette organisation est d’arriver à maîtriser les coûts. Ce qui explique l’enjeu à bien les gérer.
Le double enjeu d’une bonne gestion des notes de frais
La note de fais étant une source de coûts, il s’agit ainsi d’être certain que les sommes remboursées correspondent bien à des dépenses liées à une mission. Et que les frais générés par une mission soient bien remboursés.
Les enjeux concernent donc aussi bien l’entreprise (gestion des dépenses) que le salarié (remboursement des frais avancés). L’entreprise doit ainsi bien connaître les règles relatives aux demandes de remboursement des frais professionnels puisque l’employeur doit obligatoirement rembourser ces frais au salarié.
Comment gérer les notes de frais ?
Pour bien gérer les notes de frais, il faut connaître les modes de remboursement.
La loi précise que l’entreprise peut choisir le mode de remboursement de ces frais :
– au réel : remboursement de la somme dépensée par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle
– par forfait : l’employeur fixe un montant pour chaque type de dépense
Les frais de remboursement concernent généralement les frais de déplacement, de repas ou encore de logement. Le salarié doit donc fournir des justificatifs comme les tickets de péage, de stationnement, les tickets de restaurants pour les repas professionnels ou encore les frais d’hôtel. En résumé, il doit fournir tous les justificatifs nécessaires pour pouvoir prouver que ses dépenses entrent dans le cadre professionnel et donc pour pouvoir être remboursé.
Gérer signifiera donc contrôler. Et cela s’avère indispensable pour éviter tout abus ou oubli. Par exemple un salarié désirant faire passer ses propres dépenses personnelles en dépenses professionnelles ou des erreurs de la part de l’entreprise comme l’oubli de rembourser les montants dus aux salariés.
Pour gérer les dépenses professionnelles, l’entreprise a donc besoin d’un logiciel permettant de gérer les demandes de remboursement et la validation de ces dernières.
Quel avenir pour la gestion des notes de frais ?
Aujourd’hui, la note de frais prend généralement la forme d’une fiche remplie par le salarié. La dématérialisation de la gestion des notes de frais changera donc la donne puisqu’il ne s’agira plus de les gérer au format papier mais de les numériser et les conserver pendant dix ans. Les enjeux seront également différents : satisfaire aux exigences des deux parties mais également choisir un partenaire qui a les moyens d’archiver et de sécuriser les données sur dix ans. Ce sujet d’actualité sera plus amplement développé dans un prochain article.
