Althéa, cabinet de conseil spécialisé dans le conseil RH et SIRH, a révélé, en partenariat avec divers organismes, les résultats d’un sondage réalisé auprès d’un échantillon de 1010 salariés français. L’objectif était de recueillir leurs opinions et attentes en matière de dématérialisation des procédures administratives RH dans les entreprises. Que peut-on tirer des résultats de ce sondage ?
Des outils de dématérialisation RH dont les salariés français sont satisfaits
Les salariés français connaissent globalement les outils de dématérialisation RH et ceux qui y ont accès s’en disent satisfaits. La signature électronique des contrats de travail est l’outil de dématérialisation RH dont les salariés sont les plus satisfaits même s’il reste l’outil le moins déployé dans les entreprises. Quand ils y ont accès, les salariés français se disent également satisfaits en matière de stockage dématérialisé des pièces du dossier individuel, de transmission de documents et certificats par voie dématérialisée ou encore de digitalisation des demandes et questions aux RH et de coffre-fort numérique personnel.
Le bulletin de paie électronique a de l’avenir selon les salariés français
Même si l’utilisation du bulletin de paie électronique n’est encore que peu répandue dans le monde de l’entreprise, la notoriété de cette procédure est bonne auprès des salariés français, jugeant par ailleurs que cette digitalisation est inévitable. Selon la majorité des salariés interrogés, le bulletin de paie électronique va se développer rapidement, que ce soit dans certains types de sociétés ou bien dans toutes les entreprises. Ils sont d’ailleurs favorables à sa généralisation (58% pour ceux qui n’y ont pas accès contre 83% pour ceux qui y ont accès).
Un certain nombre d’avantages, mais aussi des aprioris dont il faut se détacher
Selon les salariés français interrogés, ces outils de dématérialisation des procédures RH dégagent une image d’innovation et de performance, ou encore la volonté de la part des entreprises de se mettre au service des collaborateurs. Le respect de l’environnement et la possibilité d’un accès aux documents à distance sont également évoqués. Cependant ils estiment que le déploiement de ces solutions peut donner une image d’entreprise déshumanisée et dépensière. La peur du changement, de ne pas avoir accès à ces documents ou encore du manque de protection de leurs données sont les freins principalement cités. Selon eux, ces outils sont d’ailleurs plus bénéfiques aux entreprises (73%) qu’aux salariés (54%).
En conclusion, comme le confie David Gordon, Senior Manager chez Althéa : « Les habitudes sont inscrites dans la culture française, c’est pourquoi l’accompagnement au changement est si important dans tout projet de modernisation ou de digitalisation de l’entreprise. Ce n’est qu’à ce prix qu’on remporte l’adhésion des salariés. Quant à la sécurité et la confidentialité des données, elles sont des craintes légitimes face aux cybermenaces actuelles. Le choix d’un fournisseur de confiance, proposant des solutions tout à la fois sécurisées et disponibles, n’est désormais plus une option. »
Sujet de plus en plus évoqué dans le domaine des Ressources Humaines et plus largement dans les entreprises françaises, la dématérialisation RH consiste en la substitution de documents papiers liés aux RH par des fichiers numériques, conservés sur différents supports informatiques. Cette dématérialisation génère une simplification des processus administratifs et RH.
Différents facteurs ont facilité cette mise en place : loi El Khomri, apparition de la génération Z, usages mobiles étendus…
Deux approches de la dématérialisation, mais les mêmes objectifs
La première approche est celle de la dématérialisation des processus, ou autrement dit la digitalisation, sur une plateforme collaborative, du traitement puis de la gestion d’un ensemble de tâches.
La Dématérialisation des documents est la seconde approche et se concrétise par la transformation des documents papiers des salariés (bulletins de paie, contrat de travail) mais aussi de l’entreprise (règlement intérieur) en supports numériques.
Les objectifs restent bien entendu le gain de temps par la simplification des tâches mais aussi la meilleure accessibilité aux documents hors de l’entreprise.
Des exemples concrets de son application dans les entreprises
Le coffre numérique RH salarié permet de distribuer les documents RH plus facilement et rapidement (bulletins de paie etc).
Le coffre-fort numérique RH employeur permet le stockage et l’archivage de ces documents.
La gestion documentaire RH centralise les dossiers salariés et les documents d’entreprise afin qu’ils soient accessibles et en sécurité.
La signature électronique RH entraîne un gain de temps et une économie de papier puisque la signature est réalisée numériquement.
Les enjeux pour les PME et les grandes entreprises
Les PME ont intérêt à effectuer ce passage au numérique, synonyme de gain de temps et de profit à la clé. Les exemples précédemment cités montrent que de nombreux bénéfices s’offrent aux entreprises, quelques soient leur type ou leur secteur d’activité. Les documents sont accessibles partout, à n’importe quel moment et depuis n’importe quel appareil mobile ce qui génère une véritable expérience utilisateur. De plus, même si les documents sont désormais numérisés, ils représentent une valeur juridique au regard de la loi pour le salarié et restent confidentiels.
Autres avantages : les gains de productivité non négligeables et des coûts administratifs réduits. Enfin, la suppression de l’utilisation du papier montre une bonne action de l’entreprise en faveur de l’environnement mais aussi une économie d’argent en vue de l’élimination des frais d’impression.
La dématérialisation des procédures RH permet également d’optimiser la productivité des salariés puisqu’en 2018, un salarié passait en moyenne près de 15% de son temps à lire une information et 50% de son temps à chercher cette même information parmi les documents.
Cependant, certains freins existent à la mise en place de cette numérisation pour les PME comme l’investissement dans des équipements permettant de numériser et de stocker les données pouvant être onéreux. Le risque de fraude est également présent puisque les données transitent via le réseau mais ce risque peut être limité grâce à des dispositifs de sécurité tels que la signature électronique ou encore le système d’archivage électronique.
