Intégration des nouveaux salariés : comment ne pas se rater

par wptest_8547 | Oct 28, 2015 | Onboarding

Recruter ne se limite pas à trouver la bonne personne. Encore faut-il convenablement l’accueillir et l’intégrer dans son nouvel environnement. Actes que tant de dirigeants négligent, que tant de DRH oublient ou minimalisent.

Pourtant c’est un moment crucial pour l’un (le salarié) comme l’autre (l’entreprise) : il a pour objectif de socialiser le collaborateur à l’organisation dont il fait désormais partie, mais également d’optimiser et de rentabiliser le recrutement effectué. Il est ainsi profitable  de perdre un peu de temps pour faciliter l’intégration longue durée d’un nouveau collaborateur ! Plus vite celui-ci sera  opérationnel et efficient, plus il sera productif, ce qui est au bénéfice de l’entreprise.

Plusieurs dimensions sont à prendre en compte au cours de l’intégration, comme nous allons le voir ci-dessous.

Préparer son arrivée

Ne surtout jamais se laisser embarquer dans l’improvisation en ce qui concerne l’accueil d’un nouveau salarié, quelle que soit la taille de l’entreprise. En d’autres termes, une fois le recrutement confirmé, ne pas proposer d’intégration dés le lendemain mais se donner au moins une semaine, pour : prévoir un bureau (table, chaise), un PC, un téléphone, et sa propre disponibilité ainsi que celle des collègues,  et managers concernés.

Avertir le reste de l’équipe

Que ce nouveau collaborateur travaille en équipe ou en solo, il fait partie d’un collectif, et sera en interaction avec d’autres salariés. Pensez à adresser un mail ou un courrier à toutes les personnes, (plus ou moins directement) en relation avec ce-tte nouvel-le arrivant-e. Les personnes qui seront en interaction directe, de manière régulière et permanente doivent, elles, être prévenues par oral (en face à face ou réunion). Des rendez-vous de découverte peuvent aussi déjà être planifiés sur un temps de 15 jours à 3 semaines après l’entrée en fonction de la personne avec ses collègues et managers, afin de faciliter son assimilation de l’organisation de l’entreprise. Enfin, un référent peut être nommé, qui devra se rendre disponible à tout moment pour répondre à ses questions ; Celui-ci peut tout à fait être le DRH ou le dirigeant, ou encore un collègue selon la taille de l’entreprise. On appellera cela aussi parrainage, tutorat ou mentoring pour des postes clés, stratégiques ou à responsabilité, avec  une durée plus longue.

Prévoir un temps de découverte accompagné de l’entreprise

En effet, ce lieu est totalement nouveau pour lui. Aussi bien dans les aspects stratégiques de son quotidien : bureau de son manager, de la direction générale, l’atelier, ou la photocopieuse, mais aussi pour ce qui est plus terre à terre : la machine à café, le parking des salariés, l’armoire aux fournitures par exemple.

Même si vous savez pertinemment que le nouvel arrivant redemandera où sont tous ces lieux, même si il ne se rappellera pas le nom de toutes les personnes que vous lui aurez présentées à cette occasion, il aura déjà quelques repères.  Ne manquez pas de lui rappeler que vous restez disponible pour répondre à ses questions, de même que ses managers directs.

Prévoir un temps de formation

A priori ce temps de formation ne doit pas se focaliser sur les aspects techniques du poste (sauf en cas de systèmes informatiques, d’ERP ou CRM spécifiques qui nécessitent une prise en main), mais plutôt sur les valeurs, les codes, les rites de l’entreprise. Dans les multinationales des séminaires d’intégration sont ainsi organisés, qui permettent en quelques demi journées de faire passer ces messages.

Ne pas laisser le nouveau collaborateur sans tâche à effectuer les premiers jours tout en étant clair sur ce qui est attendu de lui en rythme de croisière

L’idéal est de fournir une fiche de poste, surtout si celui-ci existait auparavant, et de la balayer avec le nouveau salarié. Ce temps peut être planifié avec le manager direct et aussi avec ses collègues les plus proches. Chacun expliquera ses propres missions et le nouveau salarié comprendra mieux comment son poste s’inscrit dans l’organisation globale. Ce qui le positionnera aussi face à ses collègues. Il s’agira ensuite de lui confier des missions plutôt simples, et surtout sans enjeu stratégique. Certaines entreprises vont même jusqu’à établir un emploi du temps précis, ou une liste de toutes les actions à effectuer durant le premier mois dans l’entreprise.

Clore ce processus d’intégration le moment venu et démarrer la fidélisation du salarié

Chaque intégration aura sa durée selon le type d’entreprise concerné, les activités et le poste. Mais il s’agira de vérifier à un moment donné que le salarié se sent bien, a compris ses missions, et les effectue correctement. Bref qu’il s’est intégré. Classiquement, on prendra le temps d’un entretien en face à face quelques jours avant la fin de la période d’essai pour faire ce point. Il est cependant pertinent de faire un point d’étape à mi parcours pour identifier les zones de flou, les manques, les oublis. Ce dernier rendez-vous de bilan  de l’intégration peut être aussi considéré comme le premier entretien d’évaluation du salarié….devenu désormais collaborateur à 100%.