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Collaborative tools and HR

Est-il besoin de le rappeler – Oui, soyons honnêtes, tous les DRH ne savent pas forcément ce que veut dire « outils collaboratifs »- ces outils sont généralement informatiques, et permettent aux salariés de travailler en collaboration. On les appelle aussi outils de TCAO (travail collaboratif assisté par ordinateur).

Des outils collaboratifs

Il existe 3 grands types d’outils :

Les outils de communication de base : ils permettent la circulation d’information entre salariés au sein d’une même entreprise : mail, messagerie instantanée, tableau interactif, visio conférence, etc…

Les outils de Knowledge Management : utilisés pour partager un savoir, une expertise, ou des document crées ou identifiés par un des salariés : bibliothèques, portails, FAQ, annuaires, moteurs de recherches, outils de peer to peer. On les trouve plus fréquemment dans les grandes entreprises.

Les outils de workflow, qui permettent de coordonner des projets, du type agendas partagés, outils de synchronisation etc… On y intègre également tous les outils permettant le travail sur un même document. Le développement de google drive et de dropbox (pour ne pas les nommer) favorisent spécialement ces outils dans les petites structures ou entre partenaires.

En quoi les RH sont-ils touchés par l’utilisation des outils collaboratifs ?
Si l’usage des nouvelles technologies est connu par les salariés en 2014, qui sont tous sur au moins un réseau social, participent à des forums de discussion, et connaissent les outils collaboratifs sur le mode personnel, c’est bien la façon dont ceux-ci doivent être adaptées au monde du travail qui va primer. Et c’est là que le RRH intervient.

Ils doivent d’abord apprendre eux-mêmes l’utilisation de ces outils. Surtout ils doivent à la fois montrer l’exemple ET accompagner les salariés et les managers à adopter eux-mêmes ces outils.

En termes stratégiques, cela passe par la nécessité d’étudier et comprendre quel doit être l’usage de ces nouvelles technologies puis par la façon dont elles doivent être introduites dans le quotidien des managers.

Ces nouveaux usages impliquent aussi que les responsables RH doivent permettre l’adoption de comportements managériaux innovants. Entre autres, tout ce qui concerne le management d’équipes lointaines, implantées éventuellement aux quatre coins du monde, de culture diamétralement opposées et sans même les avoir rencontrés….en utilisant les outils collaboratifs.

Par ailleurs, ces outils amènent à repenser les relations des Responsables RH avec les DSI, et même à sortir de leur champ de compétence ou à au moins travailler en complémentarité avec ces DSI.

Anticiper et rassurer
Pour tout cela, le RRH doit être dans une démarche d’anticipation, avec un réel processus d’appropriation préalable. Comme dit plus haut, il doit non seulement apprendre l’utilisation des outils mais surtout envisager tous les impacts possibles sur les managers, et ce forcément en collaboration totale avec la DSI, les services communication, mais aussi tous les membres de la direction.

Enfin, le RRH va devoir accompagner les managers dans ce changement. L’accès aux informations n’est plus leur monopole, leurs collaborateurs peuvent en savoir autant voire beaucoup plus qu’eux. Ce changement est parfois violent. Il faut donc que les managers apprennent à voir les choses différemment et en l’occurrence mettre l’accent sur la création de valeur. Et c’est souvent là que se trouve la tâche la plus difficile.
Les RRH ont donc un rôle stratégique à jouer dans l’intégration optimale et efficiente des outils collaboratifs dans leur entreprise.

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Interview of Johanne Larrière, recruitment consultant and creator of the agency Autrement RH

Interview of Johanne Larrière, recruitment consultant and creator of the agency Autrement RH

Entretien avec Johanne Larrière, consultante en recrutement et créatrice du cabinet Autrement RH, premier cabinet de conseil en Ressources Humaines expert des métiers du Développement Durable et de L’Economie Sociale et Solidaire.

Par Prune Quellien.

En écoutant l’émission Carnets de campagne sur France Inter, qui met en avant des initiatives entrepreneuriales stimulantes à travers toute la France, j’ai découvert le parcours étonnant de Johanne Larrière qui a commencé sa carrière dans la GRH de grands cabinets parisiens et au sein de Pôle Emploi. Elle emprunte aujourd’hui le chemin du développement durable et de l’économie sociale et solidaire.

Votre cabinet de conseil en ressources humaines s’appellge AutrementRH. Avez-vous l’impression que les RH d’aujourd’hui tendent vers cet « autrement » ?

En tout cas, les professionnels des RH oui. J’interviens parfois pour des clients institutionnels qui emploient beaucoup des formateurs ponctuels, dont certains RH qui ont quitté leur structure parce qu’ils ne s’y retrouvaient pas au niveau humain. La fonction RH est dans un mouvement où les DRH ne se reconnaissent pas. Ils sont entrainés dans la machine et ne peuvent pas vraiment influer sur la façon dont les RH sont faites dans les entreprises.

D’où l’importance d’un second souffle par le développement durable et d’une prise de conscience des responsables RH ?

Aujourd’hui la RSE (Responsabilité Sociale et Solidaire) fait beaucoup parler d’elle et on ne peut pas dire que rien ne soit fait. Par contre, il est vrai que beaucoup d’entreprises font du « social washing », expression que je détourne du « green washing » pour dire que si certains grands groupes donnent l’apparence d’agir dans le sens de Économie Sociale, on s’aperçoit sur le terrain que la pression est toujours là et que la politique du chiffre continue de s’imposer aux dépens du bien-être des salariés, et aussi de la qualité du travail. Ma mission est de faire comprendre à mes clients que le meilleur moyen d’avoir de bons résultats est de prendre en compte le bien-être de leurs salariés : ils donneront le meilleur d’eux-mêmes s’ils se sentent bien dans leur travail et s’ils adhèrent aux projets et à la stratégie de l’entreprise.

En tant que conseil RH, votre rôle est-il de faire prendre conscience aux entreprises de leur Responsabilité Sociale et Solidaire, voire de les convertir au Développement Durable ?

Ça c’est le côté « gentil » de la démarche, mais pour les entreprises c’est aussi un facteur de performances. La plupart du temps, elles passent à l’acte s’ils elles se rendent compte qu’elles ont un intérêt économique à adopter une démarche développement durable dans leurs RH.

Précisément, par quoi passe particulièrement cet aspect économique ?

À travers des petits symptômes absents du tableau de bord des dirigeants. Par exemple, l’accroissement des jours d’absentéisme, indicateur facile à repérer mas pas toujours exploité. Observez : une personne qui se sent valorisée par son entreprise fera tout son possible pour être là. Idem pour les congés enfant malade : les salariés à qui on demande des choses absurdes ou qui se sentent dévalorisés prendront les jours auxquels ils ont droit. Ceux qui sont mis en valeur iront travailler. Les jours d’absence sont un des arguments « développement durable » les plus faciles à voir ; ils ont un impact direct sur l’économie de l’entreprise.

Les salariés sont-ils invités à s’impliquer dans le Développement Durable de leur entreprise ?

C’est ce que nous essayons de favoriser. L’exemple le plus simple et le plus répandu, c’est la boite à idées. D’autres entreprises affichent telle ou telle bonne idée prise par un salarié, ce qui est déjà une forme de reconnaissance. Mais certaines vont plus loin, jusqu’à donner une prime à une personne dont on aura retenu l’idée. L’essentiel et le moins onéreux réside dans la communication. Communiquer sur ses objectifs et le lien avec les objectifs individuels qu’on donne au salarié est très important, c’est une marque de considération qui permet d’impliquer le salarié. Chez Autrement RH, nous privilégions les entretiens individuels car nous pensons qu’ils permettent d’arranger beaucoup de choses. Or, la plupart du temps ils sont contre-productifs car bâclés alors qu’ils sont un outil extraordinaire de management et de performance dans l’entreprise. C’est le seul moment privilégié ou on peut communiquer sans être interrompu et où on peut vraiment parler de soi.

Cette volonté de mettre en relation directe le salarié et le responsable perturbe-t-elle la hiérarchie ?

Heureusement, l’avènement de l’économie de la connaissance a déjà supprimé énormément de niveaux hiérarchiques. L’aspect positif est que certains salariés ont pu atteindre un niveau de responsabilités plus élevé ; l’aspect qui l’est moins est que la valeur d’un travail est de moins en moins en relation avec du temps de travail mais avec la connaissance apportée à ce travail. Dans ce sens, le développement des technologies de l’information a entraîné deux effets : d’abord, pour fabriquer un produit ou un service intervient de plus en plus une part intellectuelle – et là se pose le problème de la fixation du prix du temps de travail – ; ensuite, comment dire qu’une prestation intellectuelle est à mettre en relation avec du temps de travail – la bonne idée ne nait pas nécessairement sur le lieu de travail mais peut surgir chez soi, en week end – ? À ce sujet, il est intéressant de lire Métamorphoses au travail, d’André Gorz.

L’économie Sociale et Solidaire c’est un état d’esprit auquel on n’est pas toujours formé. Vous avez vous-même suivi un Master en Ingénierie de Projets en Economie Sociale et Solidaire à l’Université de Mulhouse. Intervenez-vous dans les grandes écoles pour sensibiliser les futurs RH au Développement durable ?

Effectivement, j’interviens dans ce même master que j’ai suivi à l’époque et auprès du master I et II Responsabilité Sociale des Entreprises, notamment sur des problématiques RH comme le recrutement, par exemple.

Sentez-vous une volonté d’enseignement au Développement Durable ?

Ces deux masters sont révélateurs de deux façons d’attaquer le problème du développement durable. La première étant que le master Ingénierie de Projet en Économie Sociale et Solidaire a pour but de former des futurs chargés de projets à l’ESS, mais aussi à faire la promotion de l’économie sociale. La deuxième émane du directeur du master qui s’est dit qu’il fallait aller plus loin et améliorer les choses au sein même des entreprises classiques. L’objectif de ce master est de donner des outils aux futurs cadres des entreprises pour qu’ils aient une démarche de responsabilité sociale. Le hic, c’est que certaines entreprises profitent de l’aspect louable, de l’engagement disons militant du DD, pour demander à leurs DRH des efforts qui sont en-dehors du droit du travail. Certains s’y prêtent, mais chacun ayant ses limites, ils décident soit de changer de structure – ce que j’ai fait en créant une activité qui n’existait pas – soit de changer les choses de l’intérieur, ce qui peut tenir… jusqu’à ce que les responsables RH se fatiguent du système classique et fuient pour travailler d’une autre manière.

Vous dites que vous avez crée votre structure pour correspondre à une activité qui n’existait pas. Êtes-vous réellement marginale dans ce domaine ?

Il existe effectivement des structures qui font du conseil RH avec une démarche RSE, néanmoins ils n’affichent pas une connaissance de l’économie sociale telle que la mienne. Chez Autrement RH, notre expertise marrie à la fois une bonne connaissance de l’insertion professionnelle et de l’économie sociale (associations, SCOP, dont nous partageons les mêmes valeurs)

Vous vous dirigez vers une structure SCOP, qu’est-ce qui vous a séduit dans cette forme juridique ?

Elle permet avant tout un partage équitable des richesses. On pourrait se dire qu’en tant que créatrice d’entreprise, je n’aurais aucun intérêt à partager les fruits des mes idées, or ce n’est pas ma façon de voir. La SCOP me permet de rémunérer à leur juste valeur le travail de mes collaborateurs. Étant donné qu’elle appartient majoritairement à ses salariés, ce n’est pas le capital qui est le plus rétribué, mais le travail. C’est une façon tout autre de penser. Les deux gros atouts que je vois dans cette structure, c’est le partage des richesses et du mode de gouvernance. Sans compter un avantage évident pour le développement des territoires : on voit mal des salariés associés fermer leur entreprise pour délocaliser en Chine ou ailleurs. Comme c’est le travail qui est rétribué, c’est aussi le travail qui est valorisé et qui reste sur-place. D’ailleurs, même si les SCOP ont été touchées comme les autres par la crise, elles ont globalement mieux amorti le choc : leur statut impose qu’une partie de leurs résultats aille aux réserves. Les SCOP ont la plupart du temps plus de réserves que les SA classiques. Statutairement, elles ont obligation de sécuriser les fonds propres.

Le développement des RH de l’ESS semble l’évidence. Comment expliquez-vous qu’elles soient moins en force que les RH classiques ?

Pour une question d’idéologie, certainement, et une vision à court terme. L’exigence de beaucoup d’actionnaires d’avoir des rendements à deux points tous les ans oblige à faire de la gestion autant que des économies à court terme, sauf qu’à long terme les entreprises qui ne font plus d’investissement en R&D ou ne forment plus leurs salariés – pour éviter les absences, ne pas investir, etc. – coupent la branche sur laquelle elles sont assises : si on ne fait plus de R&D, on se fait dépasser par ses concurrents et finit par prendre le risque de voir partir ses actionnaires le jour où l’entreprise sombrera.

Que représente le poids de l’économie sociale ?

10% des salariés en France, ce qui est considérable. Les valeurs de l’économie sociale ont toute leur place dans la société. Pourtant, malgré cette force, l’économie sociale manque de visibilité, ce qui fait partie des obstacles à son accroissement. Pour palier à cela, le CRES (Chambres Régionales de l’Économie Sociale) organisent tous les ans au mois de novembre le mois de l’Économie Sociale.

Faudrait-il que l’ESS devienne la norme de l’Économie ?

Toute l’économie n’a pas vocation à devenir de l’économie sociale, par contre ce qui est déjà expérimenté et fait ses preuves dans l’économie sociale a vocation à contaminer le reste de l’économie, notamment au niveau des RH.

Millions of unemployed … Should you wait or act?

We are always gambling in our lives. At one point or another we all let our partners take over our career. Sometimes it’s a good professional and personal opportunity. Sometimes the danger is hidden … And so, there is a risk of unemployment.

 

When the bet is lost, the opportunity has been misevaluated, people are likely to feel anger, followed by inability to understand and injustice. But it’s now time to find a solution.

“Pourquoi moi?” purpose is to understand and find solutions to unemployment among executives, people in their forties and the relationship between the job seeker-employee and the company. This book describes the new challenges for the job seekers and employees of the 21st century: how to stay attractive for the companies and manage the period of unemployment.

This book is talking about a new era of employment, an era of people working for 15 to 25 different companies during their career.

“Pourquoi moi?” purpose is to understand and find solutions to unemployment among executives, people in their forties and the relationship between the job seeker-employee and the company. This book describes the new challenges for the job seekers and employees of the 21st century: how to stay attractive for the companies and manage the period of unemployment.

There are some fundamental questions to consider:

How many people are preparing themselves for these changes during their career?

When do you take the time to think about your career path in order to better understand yourself, acknowledge what you want and help yourself to reach that goal?

Are you keeping yourself knowledgeable of the changes in your sector of activity?

How to let others know that I represent an opportunity for them?

We all are responsible of our career path. We have to work every day to develop knowledge and know-how to reach our objectives.

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